Protection des données - L'Exception ASBL

4271_291_Bandeau-FALC.jpg

Informations :

 

Responsable des données utilisées :

L’Exception ASBL

Boulevard des Archers, 58 - 1400 Nivelles

Numéro d’entreprise : 0458-197.217

Personne responsable de la protection des données à L’Exception :

Isabelle Glineur – C’est la directrice de L’Exception

 

Les données sont des informations importantes comme par exemple,
des noms,
des adresses,
des numéros de téléphone,
des dates,
des informations médicales,
des informations sur son argent, …

 

La loi RGPD, c’est la loi sur le Règlement Général de Protection des Données.

 

La loi RGPD protège ces données importantes
pour ne pas qu’elles soient vues par tout le monde.

 

C’est une règle de l’Europe qui porte le numéro EU 2016/679
et qui date du 27 avril 2019.

 

L’Exception respecte la loi RGPD
et va protéger les données qu’on lui donne.

 

Nous voulons vous expliquer comment fait L’Exception
pour protéger vos données.

 

1/ Quand est-ce que L’Exception va utiliser des données à caractère personnel ?

 

Les données à caractère personnel sont des informations importantes sur nous
comme par exemple
notre nom,
notre prénom,
notre âge,
notre adresse,
notre état de santé,
notre handicap, …

 

A L’Exception, les données à caractère personnel peuvent être utilisées :

  • Quand on est accompagné par L’Exception

  • Quand on a fait une demande pour être accompagné

  • Quand la loi oblige L’Exception à utiliser ces données pour bien faire son travail

 

Certaines données sont plus « sensibles ».
Cela veut dire qu’elles sont vraiment très importantes
et qu’elles ne peuvent pas être montrées à n’importe qui.

 

Par exemple,
Cela peut être des informations sur notre santé,
sur notre handicap.

 

A L’Exception, les données sensibles peuvent être utilisées :

  • Quand la loi oblige L’Exception à les utiliser pour pouvoir bien faire son travail

  • Quand on a signé un contrat d’accompagnement avec L’Exception

 

Dans certains cas, L’Exception demande l’autorisation de la personne accompagnée pour utiliser ses données.

 

La personne sera bien informée de ce que L’Exception va faire avec ses données.

 

Quand on donne l’autorisation à L’Exception pour utiliser ses données,
on peut changer d’avis
et dire qu’on ne veut plus que L’Exception utilise ses données.

 

Ce n’est possible que pour les données où on nous avait demandé notre accord.

 

Pour les jeunes qui ont moins de 18 ans,
L’Exception est obligée de demander l’autorisation des parents
pour utiliser leurs données.

 

2/ Comment L’Exception utilise les données personnelles (informations sur nous)

 

Les données personnelles sont des informations sur nous.

L’Exception utilise les données personnelles en respectant les règles du RGPD.

L’Exception ne peut pas faire n’importe quoi avec les données personnelles.

Ce que L’Exception fait avec les données est bien expliqué pour que rien ne soit caché.

L’Exception peut utiliser les données uniquement pour quelque chose de bien précis.

L’Exception ne peut pas faire n’importe quoi avec les données.

L’Exception doit utiliser seulement les données qui sont utiles
pour faire son travail.

L’Exception peut utiliser les données seulement pour ce qui est dit dans ce papier.
Pas pour autre chose.

L’Exception vérifie que les données sont toujours justes.

S’il y a des erreurs dans les données,
L’Exception les corrige
ou les efface rapidement.

L’Exception garde les données seulement le temps nécessaire pour faire son travail.
Après, elles sont effacées.

 

L’Exception fait très attention aux données personnelles.

 

L’Exception fait des choses pour protéger les données
pour qu’elles ne soient pas vues par tout le monde.

Comme par exemple :
- avoir des ordinateurs sécurisés
- fermer les armoires des dossiers à clé

 

L’Exception améliore la protection des données en faisant ce que dit la loi,
et en suivant l’évolution de la technologie.

 

Cela veut dire que quand quelque chose de nouveau existe pour mieux protéger les données,
L’Exception va le faire.

 

L’Exception n’envoie pas des données personnelles dans des pays ailleurs qu’en Europe.

L’Europe c’est le continent de la Belgique.

Cela veut dire que se sont des pays proches de chez nous.

 

3/ Pour quoi est-ce que L’Exception utilise des données personnelles ?

 

L’Exception utilise les données personnelles pour ces raisons :
L’Accueil des nouveaux bénéficiaires
Et l’accompagnement des bénéficiaires.

 

A L’Exception, on retrouve des données personnelles sur :

  • La liste d’attente

  • Le contrat d’accompagnement

  • Les papiers des choses que la personne accompagnée fait avec son accompagnatrice.

  • Les notes et les rapports d’accompagnement
    que les accompagnatrices font dans les dossiers.

  • La fiche qui est gardée par L’Exception.
    quand une personne est orientée vers un autre service

  • La fiche et le dossier gardés par L’Exception
    quand un accompagnement est fini.

 

L’Exception peut aussi utiliser des données personnelles
pour informer l’équipe de L’Exception sur quelque chose.

 

Pour envoyer des informations aux personnes accompagnées.
 

Comme par exemple,
des invitations aux activités de L’Exception
ou des papiers d’informations.

 

L’Exception peut seulement utiliser les données
qui sont nécessaire pour bien faire son travail.

 

L’Exception ne peut pas utiliser les données personnelles
qui sont inutiles à son travail.

 

4/ L’Exception utilise les données personnelles de qui ?

 

L’Exception peut utiliser les données personnelles de plusieurs personnes :

  • Les bénéficiaires
    Les bénéficiaires sont les personnes accompagnées par L’Exception.

 

  • Les administrateurs de biens des bénéficiaires
    Cela peut être un parent,
    quelqu’un de la famille
    ou un avocat.

 

  • Les futurs bénéficiaires
    Ce sont les gens qui ont fait une demande
    pour être accompagné par L’Exception
    et qui sont inscrit sur la liste d’attente de L’Exception.

 

  • L’entourage des bénéficiaires
    Cela peut être la famille ou les amis des bénéficiaires.

 

  • Le réseau professionnel des bénéficiaires
    Ce sont toutes les personnes qui travaillent avec le bénéficiaire
    comme par exemple,
    les éducateurs
    le médecin
    le psychologue
    le kiné
    les personnes de l’AVIQ

5/ Quelles données personnelles L’Exception va utiliser ?

 

  • Les données d’identité et de contact
    Par exemple
    le nom,
    le prénom,
    l’adresse,
    le numéro de téléphone,
    l’adresse e-mail,
    le numéro de carte d’identité,
    le numéro national (ce sont des informations qui se trouvent sur la carte d’identité),

       …

  • Les détails personnels
    Par exemple
    la nationalité,
    la date et le lieu de naissance,
    le sexe (pour savoir si on est un garçon ou une fille)

 

  • La situation familiale
    Par exemple
    l’état civil
    L’état civil c’est pour savoir si on est célibataire
    ou marié
    ou divorcé
    ou veuf. Veuf cela veut dire que son mari ou sa femme est décédé.
    le nombre d’enfants qu’on a eu.
    le milieu de vie
    Le milieu de vie c’est pour savoir où on vit
    si on vit chez ses parents
    ou si on vit seul
    ou si on vit en couple
    ou si on vit dans un centre

        …

  • Les données sur la formation l’emploi
    Par exemple,
    le niveau d’étude
    Cela veut dire qu’on explique ce qu’on a fait comme études
    et où on a été à l’école.
    les qualifications professionnelles
    Ce sont les diplômes
    la fonction
    C’est ce qu’on fait comme travail.

     

  • Les données sur l’argent
    Par exemple
    comment on gagne notre argent
    est-ce qu’on reçoit des allocations du SPF
    ou est-ce qu’on travaille
    ou est-ce qu’on est au chômage
    sa banque
    son numéro de compte en banque

      …

  • Les données médicales et sur la santé
    Par exemple
    des informations sur son handicap
    ou sur sa maladie
    les coordonnées de son médecin.

 

Cette liste explique en résumé ce que L’Exception utilise comme données personnelles.

 

Parfois, des données sont récoltées seulement pour certaines personnes.
 

Par exemple,
L’Exception ne va pas demander les coordonnées du médecin de la maman d’un bénéficiaire.
ou ne va pas demander le numéro de carte d’identité d’un administrateur de biens.

 

C’est possible que L’Exception utilise d’autres données personnelles
qui ne sont pas indiquées ici.

 

Si L’Exception doit utiliser d’autres données personnelles,
les personnes seront informées.

 

Elle seront informées des données personnelles
que L’Exception va récolter
et seront informées de ce que L’Exception va faire avec les données.

 

6/ A qui les données personnelles sont envoyées ?

 

Les données personnelles des bénéficiaires
de leur administrateur de biens
et de leur entourage
peuvent être utilisées par :

  • L’accompagnateur référent
    c’est la personne de l’équipe de l’Exception qui accompagne le bénéficiaire dans son projet.

 

  • Le remplaçant de l’accompagnateur référent s’il est absent
    quand il est malade ou en vacances.

 

  • L’équipe de L’Exception
    en réunion d’équipe, les accompagnatrices parlent des situations des bénéficiaires
    et des projets d’accompagnement

     

  • Le responsable administratif
    c’est la personne qui s’occupe de gérer les papiers à L’Exception.

 

  • Le service de comptabilité
    ce sont les personnes qui s’occupent de gérer l’argent de L’Exception.

 

  • La direction
    c’est la personne qui dirige L’Exception.
    c’est Madame Isabelle Glineur.

 

  • L’administration et le bureau régional de l’AVIQ
    C’est l’Agence pour une Vie de Qualité – branche Handicap.
    ce sont les personnes qui travaillent à l’AVIQ
    et au bureau de l’AVIQ d’Ottignies.

 

  • Les organismes publics compétents
    Par exemple
    le SPF (Vierge Noire),
    le Forem

     

  • Tous les services qui vont aider à l’accompagnement
    Par exemple
    le service social de la mutuelle
    des services de formation
    des centres de jour ou d’hébergement

     

  • Des professionnels qui vont donner un avis sur la situation et aider
    Par exemple
    un psychiatre
    un médecin spécialiste
    un neuropsychologue

 

7/ Combien de temps est-ce que L’Exception garde les données ?

 

L’Exception garde les données le temps nécessaire pour bien faire son travail.
Ou pendant le temps que la loi décide.

 

Après, les données sont effacées.

 

Par exemple,
les données personnelles sur l’accueil et l’accompagnement des personnes
sont gardées 10 ans après la fin de l’accompagnement.

Les données personnelles des personnes qui ont fait une nouvelle demande
ou des personnes ont été inscrite sur la liste d’attente
mais qui n’ont pas été accompagnées
sont gardées 1 an à partir de la date où L’Exception a noté les données.

Toutes les données qui sont notées dans des papiers pour la comptabilité de L’Exception sont gardées 10 ans.
La comptabilité, c’est la gestion de l’argent.

 

Après, les données sont effacées.

 

8/ Comment L’Exception protège les données ?

 

Les données sont protégées contre :

  • Le fait qu’une personne non autorisée par L’Exception utilise les données

  • Le fait qu’une personne fasse quelque chose d’interdit avec les données

  • Le vol

  • La perte

  • La destruction

  • Les dégâts si jamais il y a un accident

 

L’Exception a pris des mesures techniques
et s’est organisé pour protéger les données.

  • Toutes les personnes qui travaillent à L’Exception
    et qui peuvent voir les données
    sont tenues au secret professionnel.
    Cela veut dire que les personnes qui travaillent à L’Exception
    ne peuvent pas parler des données en dehors de L’Exception.

 

  • Tous les systèmes informatiques de L’Exception sont protégés
    par des noms d’utilisateurs
    et par des mots de passe.
    Cela veut dire que les personnes qui travaillent à L’Exception
    doivent se connecter sur les ordinateurs avec un mot de passe.

     

  • Dans son système informatique, L’Exception a serveur sécurisé.
    C’est une machine spéciale qui protège les données
    du vol et de la perte.

 

  • L’Exception teste souvent ses mesures pour protéger ses données
    pour voir si tout est ok
    et voir si on peut améliorer.

 

On peut demander à L’Exception un papier
qui explique les mesures de sécurité que L’Exception utilise pour protéger les données.

9/ Quels sont vos droits ?

 

L’Exception s’engage à respecter les droits des personnes
qui donnent leurs données à L’Exception.

 

Voici vos droits :

  • Aller voir les données que L’Exception a sur vous

 

  • Demander à L’Exception une copie de vos données.
    Cela peut être une copie papier ou une copie en version informatique.

 

  • Demander à L’Exception de changer vos données
    si elles ne sont pas justes
    ou s’il y a une erreur.

 

  • Demander à L’Exception de compléter vos données
    s’il manque des informations.

 

Si vous n’êtes pas content de la manière dont L’Exception utilise vos données,
nous vous demandons de nous contacter tout de suite.


Vous pouvez nous contacter
par téléphone au 067/ 33 55 45

ou par email à l’adresse isabelle.glineur@exceptionasbl.be

 

Vous avez toujours le droit d’envoyer une plainte à L’ADP. C’est L’Autorité de Protection des Données.
C’est un organisme spécial qui gère les plaintes sur la protection des données.

 

 

Voici l’adresse de l’ADP :

 

 

L’Autorité de Protection des Données (ADP)

Rue de la Presse, 35

1000 Bruxelles

 

 

Si vous n’avez pas bien compris quelque chose sur ce papier
ou si vous avez des questions sur la protection des données à L’Exception,
vous pouvez nous contacter.


Par téléphone au 067/ 35 55 45

ou par email à l’adresse isabelle.glineur@exceptionasbl.be

 

Si vous souhaitez d’autres informations,
vous pouvez aussi demander à lire les autres papiers de L’Exception
qui parlent de la protection des données.

10/ Le changement de ce papier sur la protection des données à l’Exception

 

L’Exception peut changer et mettre à jour ce papier sur la protection des données.